Thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài

Bước 1 – Khảo giá, tìm doanh nghiệp uy tín để đặt hàng nhập khẩu hàng hóa

Khảo giá mặt hàng cần nhập khẩu về Việt Nam một cách kỹ lưỡng, tham khảo nhiều nguồn thông tin khác nhau, thị trường khác nhau. Mặt khác bạn cũng phải tìm hiểu kỹ doanh nghiệp ở nước ngoài sẽ đứng ra ký kết hợp đồng với bạn để có thể nhập hàng hóa đó về Việt Nam. Do là hàng hóa nhập khẩu nên đây là bước quan trọng nhất đảm bản an toàn, giảm thiểu mọi rủi ro nếu bạn hợp tác với doanh nghiệp nước ngoài lớn, uy tín, kinh nghiệm lâu năm.

Sau khi quyết định loại hàng hóa cần nhập khẩu và lựa chọn được doanh nghiệp uy tín, bước tiếp theo bạn cần gửi Đơn đặt hàng (Order Sheet), thường bằng email hoặc các hình thức online khác. Trong Đơn đặt hàng – Order Sheet, bạn cần có ghi rõ các nội dung sau, nhưng đặc biệt lưu ý điều kiện thanh toán:

– Thông tin chi tiết đẩy đủ về DN hoặc người bán hàng(Tên công ty , địa chỉ, số điện thoại, email, người đại diện)
– Thông tin chi tiết đẩy đủ về DN hoặc người mua hàng(Tên công ty , địa chỉ, số điện thoại, email, người đại diện)
– Thông tin chi tiết hàng hóa (Tên hàng hóa, số  lượng, điều kiện giao hàng, tổng tiền, chất lượng, mẫu mã…)
– Điều kiện và cách thức thanh toán

Khi đặt hàng bạn nên yêu cầu người bán hàng ở nước ngoài gửi luôn Proma Invoice vì có thể dùng Proma Invoice để chuyển tiền ở ngân hàng được (Tùy từng điều kiện thanh toán).

Bước 2- Ký hợp đồng, xác định thời điểm vận chuyển hàng nhập khẩu về Việt Nam

Về nội dung hợp đồng bạn có thể dễ dàng tìm kiếm tham khảo mẫu chi tiết, cập nhật mới nhất trên mạng. Vì đây là hợp đồng giao thương với nước ngoài nên bạn cần chi tiết, đầy đủ và ràng buộc về tính pháp lý chặt chẽ nhất.

Theo kinh nghiệm, để đảm bảo an toàn nhất cho hàng nhập khẩu và đề phòng mọi phát sinh có thể khiến bạn gặp khó khăn sau này, bạn nên lưu ý đặc biệt các chi tiết sau:
– Tên hàng hóa nhập khẩu, số lượng, tổng tiền: Bạn lưu ý các thông tin này phải khớp với invoice, packing list, BL để tránh .các rắc rối khi làm các thủ tục thông quan sau này
– Bạn cần lưu ý nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa nhập khẩu vì sẽ gặp trở ngại khi làm thủ tục hải quan nhập khẩu mặt hàng này.
– Điều khoản và phương thức thanh toán cần chi tiết, cụ thể nhất có thể để tránh các tranh cãi, tranh chấp sau này.

Theo thông lệ, DN mua hàng (bạn) và bán hàng (ở nước ngoài) đều có thể tự book trực tiếp ngày giờ vận chuyển hàng về Việt Nam với hãng tàu biển hoặc hãng hàng không mà bạn lựa chọn. Nếu chưa có kinh nghiệm nhập khẩu hàng hóa bạn nên để cho đối tác hỗ trợ bạn trong việc book tàu vận chuyển hàng về Việt Nam. Tuy nhiên, lựa chọn tốt nhất cho những doanh nghiệp mới tự nhập khẩu hàng hóa là nên thông qua các công ty dịch vụ (forwarder, logistics) tại Việt Nam để đảm bảo hàng được vận chuyển door – to – door và bạn không phải lo lắng hay mất công sức gì ngoài một khoản phí dịch vụ không đáng kể so với giá trị hàng hóa.

Bước 3 – Đóng gói hàng hóa, giao hàng tại cảng biển hoặc sân bay

Là doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa, bạn cần theo dõi sát sao quá trình nhà xuất khẩu ở nước ngoài đóng hàng và giao hàng tại cảng như thời gian đóng gói hàng, khi nào đóng gói, chi phí bao nhiêu, vận chuyển từ nhà máy đến cảng trong bao lâu chi phí thế nào… Việc theo dõi này có thể thực hiện thông qua các trang web mà hai bên thống nhất với nhau hoặc liên lạc trực tiếp bằng điện thoại, email và các hình thức khác.

Khi có đầy đủ những thông tin này bạn có thể làm căn cứ để tính toán cho những lô hàng hóa nhập khẩu sau này, đặc biệt khi cần đẩy nhanh tiến độ nhập những lô hàng gấp.

Bước 4 – Vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển, hàng không

Dù lô hàng của bạn vận chuyển về Việt Nam bằng đường biển hay đường hàng không, bạn cũng nên chú ý các điểm sau:
– Tên hãng vận tải, số liên lạc, có trang web theo dõi đường đi lịch trình của hàng hóa không
– Lịch đi bao nhiêu chuyến/tuần
– Thời gian vận chuyển mất bao nhiêu lâu?
– Thời gian muộn nhất giao hàng là khi nào?
– Ngày đi/ngày đến
– Đi trực tiếp hay chuyển tải (direct/tranship)
– Cảng đi/cảng đến

– Trong trường hợp hàng bị hư hỏng thì có được bồi thường không, thực hiện như thế nào?

Bước 5 – Thanh toán cho hàng hóa nhập khẩu

Thời gian thanh toán dựa theo hợp đồng nhập khẩu hàng hóa giữa hai bên.

Trong thanh toán quốc tế thì bạn cần chuẩn bị chứng từ đúng theo những gì ở trong hợp đồng đã nêu rõ. Lấy ví dụ trong hợp đồng nói điều khoản thanh toán toàn bộ 100% sau khi nhận được bản copy của BL, invoice, packing list thì bạn phải có đầy đủ giấy tờ…

Ngoài ra, các thông tin về người hưởng lợi, tên ngân hàng hưởng lợi, địa chỉ cũng phải khớp nhau trong hợp đồng, invoice.

Thường dùng phương thức L/C hoặc T/T, trong đó L/C an toàn cho cả bên bán và bên mua. Cách thực hiện như sau: Bên mua yêu cầu Ngân hàng của mình mở Thư tín dụng (Letter of Credit – L/C), qua đó ngân hàng người mua cam kết sẽ thanh toán giá trị hàng hóa cho người bán thông qua ngân hàng của người bán. Sau khi có L/C bên bán sẽ tiến hành giao hàng theo quy định Hợp đồng và gửi đến ngân hàng bên mua bộ chứng từ để chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ bán hàng. Ngân hàng bên mua nếu nhận được bộ chứng từ phù hợp theo quy định đã đưa ra trong L/C thì buộc phải thanh toán tiền hàng cho bên bán.

Bộ chứng từ nhập khẩu cơ bản gồm:
– Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L)
– Hóa đơn thương mại (Commercial Invoicce)
– Phiếu đóng gói (Packing List)
– Hợp đồng ngoại thương (Contract)
– Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Orgin – C/O)
– Các chứng từ khác

Bước 6 – Thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hóa

Về trình tự, thủ tục Hải quan để nhập khẩu hàng hóa, thường có 5 bước cơ bản sau:

-Khai thông tin nhập khẩu (IDA)

-Đăng ký tờ khai nhập khẩu (IDC)

-Kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai

-Phân luồng, kiểm tra, thông quan: Khi tờ khai đã được đăng ký, hệ thống tự động phân luồng, gồm 3 luồng xanh, vàng, đỏ

-Khai sửa đổi, bổ sung trong thông quan

Đối với từng loại hình, từng loại mặt hàng sẽ yêu cầu những chứng từ khác nhau, nhưng thông thường khi làm thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hóa cần những giấy tờ và chứng từ sau:
– Hợp đồng (Contract)
– Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
– Danh sách hàng hóa (Packing list)
– Giấy chứng nhận nguồn gốc ( CO)
– Kiểm dịch thực vật Phytosan
– Certificate of analysis
– Health certificate
– Certificate of free sale

– Công bố chất lượng
– Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *