Làm thế nào để giảm được lãng phí hay thất thoát hàng hóa cũng như tăng hiệu quả sử dụng vốn khi giảm được hàng tồn kho đều nhờ vào việc doanh nghiệp có quản lý kho vật tư hàng hóa hiệu quả hay không.

Câu hỏi đặt ra làm nhiều nhà quản lý đau đầu là: làm thế nào để đối mặt với một khối lượng hàng hóa, nguyên vật liệu lớn trong doanh nghiệp? Không những thế, giải bài toán đảm bảo hoạt động xuất nhập kho được thông suốt, hạn chế lượng hàng tồn kho nhưng vẫn cung cấp đủ lượng hàng cần thiết cho các hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp ra sao?

Câu trả lời đơn giản là bạn cần phải có một quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa chuẩn.

Quy trình quản lý vật tư hàng hóa tối ưu nhất

  • Lập kế hoạch cung cấp vật tư, hàng hóa: Dựa vào nhu cầu mua hàng của khách hàng (hoặc đơn đặt hàng của khách đối với doanh nghiệp sản xuất theo yêu cầu) và nguồn lực hiện có tại doanh nghiệp để lập kế hoạch mua hàng.
  • Kiểm tra kế hoạch: Kiểm tra kế hoạch và trình lên cấp trên kế hoạch đề xuất.
  • Xem xét phê duyệt: Ban quản lý xem xét kế hoạch, nhu cầu của khách hàng và tình hình tài chính của doanh nghiệp để ra quyết định phê duyệt hay điều chỉnh.
  • Chọn đơn vị cung ứng: dựa vào lịch sử cung ứng hàng hóa và mức giá cung ứng được so sánh giữa các nhà cung cấp để chọn ra nhà cung ứng với giá cả hợp lý, nguồn cung ứng hàng ổn định, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
  • Viết phiếu yêu cầu: Thực hiện dựa trên kế hoạch đã duyệt và nhà cung cấp được chọn.
  • Kiểm tra phiếu yêu cầu: chuyển yêu cầu đến nhà cung ứng để kiểm tra lại yêu cầu trên phiếu.
  • Ký kết hợp đồng: Hai bên thống nhất đi đến ký hợp đồng với các điều khỏan về giao nhận, thanh tóan được ghi rõ trên hợp đồng.
  • Thực hiện hợp đồng: dựa vào các điều khỏan trên hợp đồng hai bên tiến hành giao nhận hàng theo từng đợt hoặc một đợt đã ghi rõ trên hợp đồng.
  • Nghiệm thu – thanh lý hợp đồng: Hai bên kiểm kê lại số lượng hàng đã giao nhận, đối chiếu chứng từ, kiểm tra thời hạn giao nhận và các điều khỏan về thanh toán trên hợp đồng. Nếu đầy đủ, hợp lý thì tiến hành nghiệm thu thanh lý hợp đồng (có văn bản đi kèm).
  • Nhập kho – xuất kho: Khi có yêu cầu nhập – xuất kho, quản lý kho thực hiện tạo phiếu nhập hoặc xuất để xuất hàng.
  • Thanh toán hợp đông: dựa vào công nợ đã ghi nhận khi giao nhận hàng.
  • Nhập sổ theo dõi: toàn bộ nghiệp vụ + chứng từ phát sinh được lưu sổ để theo dõi, đối chiếu về sau.
Để thực hiện được chính xác toàn bộ quy trình trên thật không dễ dàng. Việc sử dụng phần mềm quản lý hỗ trợ sẽ giúp doanh nghiệp quản trị hiệu quả hơn đồng thời tiết kiệm được rất nhiều nguồn lực. Quy trình sử dụng phần mềm để quản lý vật tư hàng hóa dưới đây sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu hơn về các sử dụng phần mềm.

Sử dụng phần mềm quản lý vật tư hàng hóa hiệu quả nhất

ERPViet là một hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp mã nguồn mở đơn giản, hiệu quả và dễ sử dụng nhất hiện nay. ERPViet cung cấp toàn bộ các giải pháp giúp chủ doanh nghiệp quản lý được các nguồn lực của công ty hiệu quả nhất.

Tính năng quản lý kho của ERPViet có giao diện đơn giản, dễ sử dụng giúp quản lý hiệu quả các loại vật tư hàng hóa, đồng thời được tích hợp với hệ thống quản lý kế toán, quản lý sản xuất giúp nhà quản trị kiểm soát được nguồn lực vật tư hiệu quả nhất.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *