Hôm nay orderhangtrungquoc.vn sẽ hướng dẫn các bạn các quy trình làm chứng từ nhập khẩu chi tiết. Tìm hiểu cùng orderhangtrungquoc.vn nào.

Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu

Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa

Chứng từ xuất nhập khẩu

Như tôi đã nêu trong bài viết Thủ tục nhập khẩu hàng hóa, bạn cần chuẩn bị bộ chứng từ. Bắt đầu từ Hợp đồng ngoại thương, trong đó quy định những chứng từ liên quan như: Hóa đơn thương mại, Chi tiết đóng gói, Vận đơn đường biển, Chứng nhận xuất xứ, Chứng nhận chất lượng…

Khi có file mềm là lúc bạn có thể kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ. Nếu thấy chỗ nào chưa hợp lý thì cần làm việc với người bán nước ngoài để giải thích rõ, hoặc nếu cần, thì bổ sung chỉnh sửa ngay.

Ở bước này, bạn có thể tương đối dễ dàng điều chỉnh những chi tiết, nội dung chưa phù hợp. Nếu để đến khi người bán đã gửi chuyển phát nhanh giấy tờ gốc đi rồi, thì việc thay đổi sẽ khó hơn, mất nhiều thời gian chờ đợi, và thường sẽ phát sinh chi phí.

Vì thế, bạn nên cẩn thận trong việc kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, và đầy đủ của chứng từ.

Kinh nghiệm làm thủ tục của tôi cho thấy, cẩn trọng ở bước này sẽ giúp bạn làm thủ tục nhập khẩu thuận tiện hơn rất nhiều.

Nhưng kiểm tra thế nào đây?

Với người mới làm thì cũng hơi khó, vì cái gì cũng mới mẻ. Bạn đành phải chịu khó tìm hiểu nghiên cứu trước thôi. Có 2 việc tôi nghĩ bạn cần chuẩn bị khi làm thủ tục lần đầu:

Thứ nhất: tìm hiểu về các chứng từ liên quan, nghĩa là bạn phải hiểu giấy tờ đó là cái gì, dùng để làm gì, và trên đó có những nội dung gì quan trọng.

Dưới đây là những bài tôi đã viết về một số chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng mà bạn cần xem trước:

  • Hợp đồng mua bán (Sales Contract)
  • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
  • Chi tiết đóng gói (Packing List)
  • Vận đơn (Bill of Lading)
  • Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)

Ngoài ra còn những chứng từ khác có thể lô hàng của bạn cần đến như: CQ, CA, Fumigation Certificate… Gặp loại nào thì phải nghiên cứu loại ấy, nếu không muốn mắc sai sót.

Thứ hai: sau khi đã kiểm tra thông tin và số liệu trên từng chứng từ, bạn cần đối chiếu chéo số liệu giữa các chứng từ để đảm bảo tính thống nhất và chính xác. Đặc biệt lưu ý đến Invoice và CO (nếu có CO ưu đãi thuế đặc biệt, như các mẫu D, E, KV, JV…)

Một số những chi tiết cần đối chiếu như:

  • Tên hàng, mô tả, đơn giá, lượng hàng trên Invoice, Hợp đồng
  • Số kiện (packages), tổng trọng lượng hàng (Gross Weight) trên B/L và P/L…
  • Với CO thì phải kiểm tra chi tiết. Bạn kiểm tra từng ô, và đối chiếu với các chứng từ khác như B/L, Invoice, Packing List… Tốt nhất là không sai gì mới yên tâm. Sai là dễ mất tiền thuế, vì không được hưởng ưu đãi đặc biệt.

Sau khi kiểm tra và phối hợp với người bán để bổ sung chỉnh sửa (nếu cần), bạn đã có bộ hồ sơ tốt. Về cơ bản là đã yên tâm làm thủ tục tiếp theo.

Bước 2: Chuẩn bị chữ ký số, đăng ký với Tổng cục hải quan

heo như tôi biết thì hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều dùng chữ ký số để khai thuế. Công ty bạn có thể dùng luôn chữ ký số đã có, không cần phải mua thêm.

Với doanh nghiệp mới thành lập, thì cần mua chữ số mới. Bạn nên chọn mua của những thương hiệu lớn như Vietel, VNPT, FPT… Cứ alo cho nhân viên hoặc đại lý của họ, bạn sẽ được tư vấn tận tình.

Sau khi mua xong, bạn cần đăng ký chữ ký số đó với Tổng cục hải quan thì mới có thể truyền tờ khai hải quan điện tử.

Về lý thuyết, mọi người hoàn toàn có thể xem hướng dẫn và tự đăng ký.

Nhưng nói thực là việc đọc & làm theo hướng dẫn khá mất thời gian. Nhiều bước hơi phức tạp, và dễ sai sót. Vì thế, lời khuyên của tôi là: nhờ bên cung cấp chữ ký số đăng ký giúp. Kể cả bạn đã mua từ trước, thì vẫn có thể liên hệ với họ nhờ làm giúp, và thường là miễn phí. Họ làm thường xuyên nên chỉ làm trong 5-10 phút là xong. Còn nếu bạn tự thực hiện thì yên tâm là phải mất vài tiếng đồng hồ là ít, chưa kể làm xong rồi nhưng vẫn có thể sai sót, không truyền được tờ khai.

Trường hợp công ty bạn thuê dịch vụ khai báo hải quan, thì bạn cũng có thể nhờ họ làm, có phí hoặc miễn phí tùy từng bên. Như công ty tôi làm dịch vụ thì thường đăng ký free cho khách hàng.

Nếu so sánh giữa phương án tự chủ hàng làm, nhờ dịch vụ hải quan, và nhờ đơn vị cung cấp chữ ký số, thì tôi thấy bên công ty bán chữ ký số thao tác nhanh hơn cả. Đơn giản là vì họ làm thường xuyên.

Nếu quyết định tự thực hiện, thì bạn lưu ý: cần đăng ký chữ ký số 2 chỗ (cùng của Tổng cục hải quan):

  1. Đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số: để có thể truyền số container/seal, CO… Làm xong, đợi vài tiếng là hệ thống cập nhật.
  2. Đăng ký sử dụng Hệ thống VNACCS: để truyền được tờ khai, nhưng thường phải đợi đến ngày hôm sau mới dùng được chứng năng này.

Các bước tự đăng ký, bạn có thể xem trong Hướng dẫn trên website của Tổng cục hải quan.

Khi có chữ ký số đăng ký xong, bạn cần cài đặt phần mềm để khai và truyền tờ khai hải quan như tôi trình bày ở các bước kế tiếp.

Bước 3: Cài đặt Phần mềm khai báo hải quan VNACCS

Để khai báo hải quan điện tử, bạn có thể chọn một trong các phương án:

  1. Dùng phần mềm khai báo hải quan miễn phí do Tổng cục Hải quan cung cấp. Phần mềm này cùng hướng dẫn sử dụng và các thông tin liên quan khác có thể được tải về từ địa chỉ:  https://www.customs.gov.vn/ChuyenMuc/VNACCS_VCIS/Default.aspx
  2. Chủ động xây dựng phần mềm theo chuẩn thông điệp kết nối đã được Tổng cục Hải quan công bố tại địa chỉ: http://ptsw.customs.gov.vn/vnaccs/EDI%20Detailed%20Design.rar
  3. Sử dụng phần mềm cung cấp bởi các công ty tin học đã được Tổng cục Hải quan xác nhận hợp chuẩn.

Trên lý thuyết là có 3 phương án như trên, nhưng thực tế thì gần như chỉ có phương án thứ 3 khả thi. Lý do thế này:

Phần mềm miễn phí do Tổng cục hải quan cung cấp thì rất ít đơn vị dùng. Tôi chưa kiểm chứng nhưng đoán rằng có lẽ bởi vì khó sử dụng, không thân thiện. Phương án tự phát triển cũng ít khả thi, nhất là đối với đại đa số các công ty xuất nhập khẩu.

Vậy chỉ còn phương án 3: dùng phần mềm của các công ty công nghệ được công nhận. Theo như 1 bài báo trên trang baohaiquan.vn, các công ty đủ điều kiện như:

  1. Công ty TNHH hệ thống thông tin FPS FPT;
  2. Công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn;
  3. Công ty TNHH thương mại dịch vụ CNTT G.O.L;
  4. Công ty cổ phần Softech;
  5. Công ty cổ phần TS24

Danh sách là vậy, nhưng phần mềm do bên nào viết dùng phù hợp nhất mới là vấn đề người dùng quan tâm.

Hiện rất nhiều công ty xuất nhập khẩu dùng phần mềm ECUS của Thái Sơn. Bản thân công ty tôi, và bạn bè làm dịch vụ hải quan, hầu hết cũng đều đang dùng của công ty công nghệ này. Lý do là vì bên tôi dùng từ ngày đầu khai hải quan điện tử, lâu thành quen, chất lượng cũng khá ổn, và dịch vụ hỗ trợ tốt. Tôi giới thiệu khách quan, chứ không quảng cáo, vì chẳng được lợi lộc gì trong việc này.

Bạn có thể tìm hiểu và tải phần mềm ECUS-EK từ website của Thái Sơn. Trên trang đó cũng có hướng dẫn cách cài đặt và sử dụng luôn. Phần mềm hiện miễn phí cho khách hàng có thể truyền 20 tờ khai đầu tiên, sau đó có thu phí theo hợp đồng. Để biết chi tiết hơn, bạn nên hỏi trực tiếp nhà cung cấp trước khi quyết định có chọn sử dụng phần mềm của họ hay không.

Rồi, giờ coi như đã xong khâu chọn và cài đặt phần mềm. Bước tiếp phải làm mới liên quan trực tiếp đến thủ tục xuất nhập khẩu

Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Kiểm tra chuyên ngành với hàng hóa xuất nhập khẩu là việc cơ quan có thẩm quyền tiến hành lấy mẫu kiểm tra để đảm bảo hàng hóa đủ tiêu chuẩn xuất, hoặc nhập khẩu.

Một số loại kiểm tra chuyên ngành thường gặp với hàng nhập khẩu: kiểm tra về chất lượng, y tế, văn hóa, kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật, an toàn thực phẩm…

Với hàng xuất khẩu, cần căn cứ vào nội dung hợp đồng ngoại thương để làm thủ tục kiểm tra chuyên ngành cho phù hợp. Chẳng hạn: kiểm dịch thực vật, hun trùng… Thường thì đó là tùy chọn theo thỏa thuận giữa người mua và người bán, chứ không phải là điều kiện bắt buộc khi làm thủ tục hải quan.

Với hàng nhập khẩu thì có khác. Với mỗi mặt hàng cụ thể, chủ hàng căn cứ vào quy định hiện hành để biết có phải kiểm tra chuyên ngành hay không. Bạn nên tìm hiểu trước vấn đề này, để tránh rủi ro phát sinh thời gian, chi phí.

Nếu hàng của bạn không cần kiểm tra chuyên ngành bỏ qua bước này (may quá!).

Trường hợp hàng phải kiểm tra chuyên ngành, bạn cần làm hồ sơ đăng ký với cơ quan kiểm tra theo quy định, chẳng hạn:

  • Kiểm dịch thực vật
  • Kiểm dịch động vật
  • Kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm
  • Kiểm tra an toàn chất lượng
  • Đăng kiểm xe cơ giới, xe máy chuyên dùng

Hồ sơ đăng ký với mỗi cơ quan yêu cầu mỗi khác, nên tôi không thể nêu chi tiết tại đây. Bạn chịu khó tìm hiểu quy định và hướng dẫn liên quan để thực hiện nhé. Có thể tham khảo thêm Danh sách các văn bản pháp luật về thủ tục hải quan để tìm văn bản liên quan đến mặt hàng mà bạn định nhập khẩu.

Thời điểm làm hồ sơ đăng ký là sau khi nhận được Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) của hãng vận chuyển, thường là trước khi tàu đến 1-2 ngày.

Sau khi nhận bộ hồ sơ và xem xét thấy đầy đủ hợp lệ, cơ quan chuyên ngành sẽ cấp số và ngày đăng ký. Thông thường, họ ghi & đóng dấu vào ô xác nhận trên giấy đăng ký mà bạn đã nộp. Với chứng từ này trong tay, bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 5: Khai và truyền tờ khai hai quan

Sau khi nhận được Giấy báo hàng đến của hãng vận chuyển, bạn có thể lên tờ khai.

Sử dụng phần mềm khai hải quan mà bạn đã cài đặt, nhập các thông tin và số liệu của lô hàng vào tờ khai. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn lên tờ khai của Công ty phần mềm Thái Sơn, để biết cách thực hiện.

Thực sự mà nói, với lần đầu tiên thì rất khó để cho bạn có thể tự lên tờ khai bằng phần mềm, vì trên đó có quá nhiều thông tin phải nhập. Ấy là chưa nói đến rất nhiều các mã số mà bạn sẽ không hiểu phải lựa chọn thế nào, hay phải tìm từ đâu, chẳng hạn như mã cảng, mã hải quan, mã loại hình…

Tôi nói như vậy không có ý làm bạn nản lòng. Nhưng cần phải chuẩn bị thật kỹ, và nếu có thể thì tham khảo thêm từ người có kinh nghiệm. Hãy tìm đến bạn bè, người thân đã từng làm tờ khai, nhờ họ giúp đỡ. Hoặc bạn có thể gọi điện thoại lên tổng đài công ty Thái Sơn nhờ họ trợ giúp.

Một khi đã lên đủ những phần cần thiết của tờ khai, và kiểm tra lại cho chắc chắn, bạn có thể truyền thử tờ khai. Lúc đó tờ khai sẽ được cấp số.

Sau khi truyền thử, bạn cần kiểm tra lại 1 lần nữa những thông tin quan trọng như: Mã loại hình, mã chi cục hải quan, mã địa điểm lưu kho chờ thông quan… Lưu ý: nếu sai những thông tin này, nhiều khả năng bạn phải hủy tờ khai, chứ không được truyền sửa như những thông tin khác.

Ngoài ra bạn cũng nên check lại số thuế phải nộp, nếu cần thì tính toán lại bằng máy tính bỏ túi, hoặc file Excel. Bên tôi dùng file Excel lập sẵn công thức để kiểm tra lại số thuế phải nộp cho nhanh. Cách đó sẽ giúp người làm yên tâm hơn.

Sau khi truyền chính thức, tờ khai sẽ được hệ thống tự động phân luồng:

  • Luồng Xanh: hệ thống đã thông quan, cần nộp thuế và đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục là xong.
  • Luồng Vàng: hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy
  • Luồng Đỏ: hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ giấy, sau đó kiểm tra thực tế hàng hóa

Giờ bạn in tờ khai ra chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 6: Lấy lệnh giao hàng

Lệnh giao hàng là chứng từ mà công ty vận chuyển (hãng tàu, forwarder) phát hành ra để chỉ thị cho đơn vị lưu giữ hàng (cảng, kho) giao hàng cho chủ hàng. Lệnh giao hàng tiếng Anh là Delivery Order, thường được viết tắtt là D/O.

Lệnh giao hàng là chứng từ quan trọng để làm thủ tục tại cảng khi kiểm hóa, lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành, và khi lấy hàng.

Nếu để ý trên Thông báo hàng đến, bạn sẽ thấy những thông tin cần thiết như:

  • Tên, địa chỉ, số điện thoại của đơn vị phát lệnh.
  • Vận đơn gốc có phải xuất trình hay không
  • Số tiền các loại phụ phí phải nộp như: phí chứng từ, phí CIC, EBS… (nhiều hãng không ghi thông tin phí)

Bạn đến hãng vận chuyển theo địa chỉ trên giấy báo, cầm theo chứng từ và tiền phí. Mỗi hãng yêu cầu mỗi khác, nhưng về cơ bản, bạn cứ cầm theo những chứng từ sau:

  • Chứng minh nhân dân: 1 bản photo
  • Vận đơn: 1 bản photo (nên đầy đủ cả 2 mặt). Nhiều hãng có bản photo sẵn, nhưng có hãng tàu (vd: SITC) lại yêu cầu chủ hàng đem B/L photo để họ đóng dấu, lấy về làm chứng từ hải quan.
  • Vận đơn gốc (nếu có): 1 bản. Lưu ý: cần có GĐ công ty ký tên + đóng dấu tròn & dấu chức danh vào mặt sau vận đơn gốc; nếu không có, nhiều hãng sẽ yêu cầu phải nộp cả 3 bản gốc.
  • Tiền phí: nộp tại ngân hàng (nhân viên ngồi ngay tại hãng tàu, hoặc ở gần đó).

Với hàng nguyên container (Full Container Loaded – FCL), nếu hàng đã về cảng quá thời gian miễn phí lưu container tại cảng (Free Demurrage), thì bạn cần nộp thêm phí để gia hạn đến ngày dự kiến lấy hàng. Mức phí dao động khác nhau theo loại container, theo các hãng, nhưng ước chừng mức ban đầu khoảng: 200-300k/20’DC; 400-450k/40’DC. Hàng để ở cảng càng lâu, mức phí có thể sẽ tăng lên mức cao hơn.

Thủ tục lấy lệnh không quá khó, nhưng cũng hơi lằng nhằng, lại thêm mỗi hãng mỗi khác. Nếu bạn chưa quen, thì cứ đến đó, vướng đâu hỏi đấy thôi.

Ghi chú thêm: Bạn cần phân biệt giữa Lệnh của forwarder và Lệnh của hãng tàu, tương ứng với House Bill of Lading (HBL) và Master Bill of lading (MBL).

Nếu công ty bạn là người nhận hàng (consignee) trên Master B/L của hãng tàu, thì chỉ cần đến hãng tàu (shipping lines) lấy lệnh.

Nếu bạn dùng House B/L thì sẽ lấy lệnh tại công ty giao nhận (freight forwarder) lấy lệnh của họ. Sau đó họ có thể ủy quyền để bạn sang hãng tàu lấy tiếp lệnh hãng tàu và cược vỏ container. Cũng nhiều khi, forwarder đã lấy lệnh hãng tàu rồi, thì bạn chỉ cần đến hãng tàu cược vỏ là xong.

Đến đây là bạn đã xong bước lấy Lệnh giao hàng.

Bước 7: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

Tùy theo luồng tờ khai mà chứng từ cần chuẩn bị khác nhau.

Tờ khai luồng Xanh:

… thì chỉ cần in tờ khai trên phần mềm đem đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục là xong. Tuy vậy, theo kinh nghiệm của tôi để cho chắc chắn, bạn cứ đem theo bộ chứng từ như yêu cầu của Luồng Vàng (dưới đây), phòng khi hải quan muốn hỏi thêm.

Tờ khai luồng Vàng:

Hồ sơ hải quan gồm

  1. Giấy giới thiệu của công ty
  2. Tờ khai hải quan: 1 bản in từ phần mềm
  3. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chụp
  4. Vận đơn (Bill of Lading): 1 bản chụp, có dấu doanh nghiệp + dấu hãng vận chuyển biển (hãng tàu hoặc công ty forwarding)
  5. Hóa đơn cước vận chuyển quốc tế (nếu điều kiện ExWork, FOB): 1 bản chụp
  6. Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): 1 bản gốc (nếu có)
  7. Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu hàng phải kiểm tra): 1 bản gốc có dấu xác nhận của cơ quan chuyên ngành
  8. Chứng từ khác (nếu có, tùy theo loại hàng): bản chụp Chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality – CQ), Chứng nhận phân tích (Certificate of Analysis – CA), Chứng nhận sức khỏe (Health Certificate)…

Ngoài ra, bạn cũng nên chuẩn bị sẵn bản photo những giấy tờ khác để tham khảo hoặc xuất trình, khi cần: Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract), Phiếu đóng gói (Packing List), và những chứng từ liên quan như catalog, hình ảnh, tài liệu kỹ thuật… của lô hàng. Nguyên tắc là: chứng từ càng đầy đủ, hợp lệ, thì càng thuận lợi cho việc làm thủ tục.

Tờ khai luồng Đỏ:

… chuẩn bị chứng từ cho 2 khâu nghiệp vụ:

  • Hải quan kiểm tra chứng từ: bạn chuẩn bị như với luồng Vàng tôi vừa nêu trên.
  • Hải quan kiểm tra hàng (kiểm hóa): cần thêm chứng từ để làm thủ tục kiểm hóa tại cảng, hoặc kho. Bạn chuẩn bị thêm: giấy giới thiệu, Lệnh giao hàng (còn hạn) đã lấy ở bước trên. Đọc thêm về kiểm hóa hải quan tại đây.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ, bạn đem xuống chi cục hải quan để làm thủ tục nhé.

Bước 8: Làm thủ tục tại chi cục hải quan

Ở bước này, cũng lại theo tờ khai luồng gì mà làm công việc tương ứng:

Tờ khai luồng Xanh:

Bạn chỉ cần nộp thuế nhập khẩu & VAT, in tờ khai đem đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục là xong. Tuy vậy, theo kinh nghiệm của tôi, vẫn có trường hợp hải quan thấy nghi vấn, và hỏi thêm chi tiết về lô hàng. Vì thế để cho chắc chắn, bạn cứ đem theo bản photo của những chứng từ khác như Invoice, Packing List, B/L…, phòng khi hải quan hỏi thì có sẵn chứng từ giải thích luôn.

Tờ khai luồng Vàng:

Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy. Có một số tình huống hay xảy ra:

  • Hồ sơ chuẩn chỉnh, không có gì cần hỏi thêm. Hải quan xem chứng từ và thông quan luôn (quá tuyệt!)
  • Hải quan xem hồ sơ, thấy có những điểm chưa rõ, chưa hợp lý, và chất vấn. Bạn phải giải thích, và xuất trình thêm chứng từ bổ sung nếu cần. Nếu thỏa đáng, họ sẽ thông quan, vậy là xong.
  • Khi có vướng mắc, bạn giải thích nhưng không hợp lý, hải quan yêu cầu bạn phải chỉnh sửa tờ khai cho phù hợp. Khi đó, bạn cần truyền sửa tờ khai trên phần mềm. Tốt nhất, nên có ai ở văn phòng truyền sửa cho nhanh, trong khi bạn vẫn ở chi cục để theo sát tiến độ. Nếu hải quan thấy tờ khai sửa đã hợp lý, họ thông quan cho bạn. Nếu chưa hợp lý, hoặc phát hiện thấy những nội dung khác nữa, thì các bước lại lặp lại như trên, đến khi hoàn tất.
  • Trường hợp tài liệu và giải thích của bạn không đủ thuyết phục hải quan, hoặc chọ có cơ sở để nghi ngờ có gian lận trong khai báo, cán bộ hải quan tiếp nhận có thể sẽ báo cáo và đề xuất với lãnh đạo chuyển sang kiểm tra hàng hóa trực tiếp (kiểm hóa giống luồng Đỏ, chi tiết trong phần dưới). Trường hợp này ít gặp, nhưng vẫn có thể xảy ra, nhất là với những chủ hàng mới nhập lần đầu, với những mặt hàng nhạy cảm, rủi ro gian lận cao. Nếu chẳng may lâm vào tình huống này, bạn cũng cứ bình tĩnh tìm cách giải thích hết mức, để tránh bị chuyển kiểm. Còn nếu cố gắng hết sức rồi vẫn không được thì vui vẻ làm thủ tục kiểm hóa thôi. Các bước như trong phần tiếp theo.

Tờ khai luồng Đỏ:

Vào luồng này là không may rồi, chủ hàng sẽ mất công sức và tốn chí phí hơn. Đành làm cho biết vậy!

Trước hết, hải quan sẽ check hồ sơ giấy, giống như với luồng Vàng nêu trên. Nếu cần hỏi, chỉnh sửa tờ khai thì bạn cũng phải làm cho xong.

Sau đó, khi hồ sơ và tờ khai đã hợp lệ, hải quan tiếp nhận sẽ chuyển sang bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa (thường gọi tắt là “kiểm hóa”).

Trong quá trình kiểm tra tại hiện trường, trực tiếp hoặc qua máy soi, nếu hải quan phát hiện thấy sai sót trong khai báo, chẳng hạn: thừa thiếu hoặc không đúng loại hàng… thì tùy theo mức độ mà bị xử lý. Nếu không có vấn đề gì thì quay lại chi cục giải quyết thông quan cho lô hàng.

Sau khi đã có tờ khai thông quan, việc bạn cần làm cuối cùng là in mã vạch tờ khai từ website của tổng cục hải quan, xuống hải quan giám sát tại cảng/kho để làm nốt thủ tục. Hải quan dùng thiết bị đọc mã vạch, bấm kêu chít một cái, ký giấy là xong.

Vậy là hoàn tất thủ tục hải quan. Bạn đem theo lệnh vào cảng/kho đổi lệnh của cảng/kho để giao cho xe kéo hàng. Lưu ý hạn lệnh của hãng tàu (với hàng nguyên container), nếu thấy lệnh hết hạn thì phải đến hãng tàu gia hạn trước khi đổi lệnh ở cảng.

Những lưu ý khi làm thủ tục xuất nhập khẩu

Những vấn đề cần lưu ý khi làm thủ tục hải quan, thủ tục xuất nhập khẩu

Khai sai các tiêu chí trên phần mềm VNACCS: có một số tiêu chí có thể chỉnh sửa bổ sung nhưng có một số tiêu chí không thể chỉnh sửa bổ sung mà phải khai lại tờ khai mới; dẫn đến việc thông quan làng hóa bị chậm trể. Đặc biệt nếu tờ khai đã được đóng thuế thì phải mất thời gian điều chỉnh thuế rất lâu.

Áp mã số hàng hóa (HS code) chưa chính xác: do chưa nắm rõ nguyên tắc áp mã theo quy đinh. Có 1 số loại hàng cùng có mô tả ở nhiều nơi khác nhau trong biểu thuế có thể với thuế suất khác nhau gây lúng túng cho người khai hải quan. Nhưng theo nguyên tắc mã số của hệ thống hài hòa (mã HS code) thì mỗi loại hàng hóa chỉ có một mã số duy nhất – vậy vấn đề ở đây là phải tìm cho được mã số phù hợp cho mặt hàng đó. Tâm lý của chủ hàng là áp vào mã HS code có thuế suất thấp nhất nhưng quan điểm của hải quan thì ngược lại – áp vào mã HS code có thuế suất cao nhất, do đó người khai hải quan cần có kiến thức chuyên môn để chứng minh việc khai báo của mình.

Các lỗi trên chứng từ: Các thông tin trên bộ chứng từ không khớp nhau: sai lệch về điều kiện giao hàng, số lượng, trọng lượng, các lỗi chính tả,… Đòi người khai hải quan phải kiểm tra kỹ bộ chứng từ xem sai sót đó do đâu – thông báo cho các bên liên quan để có sự điều chỉnh đúng trước khi khai hải quan

Các lỗi thường gặp trên C/O: trị giá trên C/O luôn ghi trị giá FOB thể hiện bằng đồng USD nhưng 1 số trường hợp lại ghi trị giá khác (EXW, CNF, CIF,…) theo như trị giá trên hợp đồng và invoice, mặt hàng gồm nhiều chi tiết nhưng trên C/O thể hiện không đủ, thiếu chi tiết. Trong trường hợp C/O được phát hành bởi bên thứ ba (third party) thì số invoice phải là số của invoice do bên bán hành (seller) chứ không phải số invoice của người gửi hàng (shipper) phát hành, và phải được đánh dấu (tick) vào ô “Third Party Invoicing”,… Nếu có các lỗi trên thì C/O sẽ bị bác, không được xem xét chấp nhận.

Ngoài các lỗi về chứng từ, còn có thể gặp các lỗi khác khi kiểm tra hàng hóa như: cont bị sai seal; hàng hóa không đúng chủng loại, thiếu hoặc dư số lượng; không có tem nhãn, hoặc thể hiện xuất xứ, ngày sản xuất, hạn sử dụng không đúng hoặc không có,… người khai hải quan cần có kinh nghiệm để xử lý các tình huống này theo cách nhanh nhất, tránh phát sinh những chi phí không đáng có và có thể mất thời gian rất lâu để bổ sung làm chậm quá trình thông quan hàng hóa.

Trong quá trình lấy hàng có thể gặp trường hợp tình trạng hàng hóa bi bất thường (thường là hàng lẽ – LCL) như: kiện hàng bị móp méo, bể vỡ, có dấu hiệu bị khui mở bất thường,… đòi hỏi người khai hải quan phải kiểm tra và phối hợp kiểm tra với các bên liên quan để xử lý.

Nhìn chung quá trình thông quan hàng hóa thông qua trình tự các bước từ khâu tiếp nhận kiểm tra chứng từ, xin giấy phép, khai báo tờ khai, đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước, kiểm tra – kiểm hóa, lấy mẫu hàng hóa, chuẩn bị sắp xếp phương tiện nhận hàng, bổ sung kết quả kiểm tra nhà nước,… đòi hỏi người khai hải quan, người làm dịch vụ thủ tục xuất nhập khẩu phải có sự sắp xếp nhịp nhàng để toàn bộ quá trình được thực hiện trong thời gian ngắn nhất.

Bản quyền thuộc về Công ty Oder hàng trung quốc, một thành viên của Vĩnh Cát Logistics
Địa chỉ: Văn Phòng : 203/19/3E, Huỳnh văn Nghệ, P12, Q. Gò Vấp , TP HCM
Số điện thoại: 0902-101-668

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *