Proforma Invoice là gì?

Khái niệm

Hóa đơn chiếu lệ (proforma invoice) là loại chứng từ có hình thức như hoá đơn, nhưng không dùng để thanh toán bởi vì nó không phải là yêu cầu đòi tiền. Tuy nhiên điểm giống nhau trong chức năng của nó với hoá đơn thông thường là: Nó nói rõ giá cả và đặc điểm của hàng hoá. Vì vậy nó có tác dụng đại diện cho số hàng hoá gửi đi triển lãm, để gửi bán hoặc có tác dụng làm đơn chào hàng hoặc để làm thủ tục xin nhập khẩu.

Chi tiết hóa đơn chiếu lệ

  • Thông tin hóa đơn (page, date, date of Expiry, Invoice #, customer ID)
  • Thông tin bên trả tiền (Bill to,…)
  • Thông tin bên nhận hàng (Ship to,…)
  • Thông tin lô hàng (Shipment Information)
  • O # (Purchase Order number): Mã số đơn đặt hàng
  • O Date: Ngày lập đơn đặt hàng
  • Letter of Credit: Thư tín dụng
  • Currency: Loại tiền tệ
  • Payment term: Điều kiện thanh toán
  • Est ship date: Ngày dự kiến vận chuyển
  • Mode of Transportation: Phương thức vận chuyển
  • Transportation terms: Điều kiện vận chuyển
  • Number of packages: Mã số lô hàng
  • Est, gross weight: Khối lượng gộp kể cả bao bì
  • Est, net weight: Khối lượng ròng tịnh
  • Carrier: Hãng vận chuyển
  • Thông tin giành cho hải quan (Additional Information Customs)
  • Reason for Export: lý do xuất khẩu
  • Port of Loading: cảng xếp hàng
  • Country of Origin: xuất xứ hàng hóa
  • Port of Discharge: cảng dỡ hàng
  • AWB (Air WayBill): vận đơn hàng không
  • Item/Part number: mã hàng hóa
  • Description: mô tả hàng hóa
  • UOM-Unit of Measure: đơn vị tính
  • Unit Price: đơn giá
  • Quantity: số lượng
  • Tax VAT: thuế GTGT
  • Line total: Tổng giá trị mỗi mặt hàng
  • Tems of Sale: điều kiện bán hàng
  • Subtotal: Tổng giá trị hàng hóa
  • Subject to tax: tổng giá trị chịu thuế
  • Tax/VAT rate: thuế xuất
  • Shipping and Handing: phí vận chuyển và xếp dỡ
  • Insurance: phí bảo hiểm
  • I declare that the information mentioned above is true and correct to the best of my knowledge: cam kết xác nhận rằng nội dung trong hóa đơn là chính xác và trung thực

Proforma Invoice phát hành khi nào?

Về trình tự thời gian thì không có quy định chính xác thời điểm nào có PI, và cũng không nhất thiết phải có phát hành PI khi mua bán 1 lô hàng. Tuy nhiên, để thuận tiện cho giao dịch, thì các bên có thể đưa ra chứng từ này trong quá trình thương thảo đàm phán và thực hiện hợp đồng mua bán.

Cụ thể, chứng từ này thường được phát hành khi:

  • Người bán cần phát hành cho người mua một chứng từ về lô hàng, mà vào thời điểm đó thì hàng chưa được giao (hoặc chưa sẵn sàng).
  • Người bán cần có chứng từ xác nhận giá trị lô hàng để làm thủ tục hải quan xuất khẩu (ở một số quốc gia)
  • Chưa có đầy đủ những thông tin cần thiết, hoặc chưa đến thời điểm phát hành Hóa đơn thương mại. Đến khi có đủ thông tin, người mua chấp nhận nội dung trên Proforma Invoice, và hàng đã gửi (hoặc đã đóng container), thì người bán có thể phát hành Hóa đơn thương mại (chính thức) cho lô hàng đó.

Phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice

Như tôi đã đề cập một số chi tiết ở trên về 2 loại chứng từ này. Sự khác nhau có thể tóm tắt như sau:

  • Về thời điểm phát hành: Proforma Invoice phát hành trước khi gửi hàng, còn Commercial Invoice (CI) phát hành sau khi lô hàng đã được gửi, hoặc đã đóng xong vào container.
  • Về nội dung: nhiều nội dung tương tự nhau, nhưng Commercial Invoice thường đầy đủ và chính xác hơn về lượng hàng và số tiền thanh toán. Với PI, 2 bên có thể sẽ vẫn tiếp tục thảo luận để thay đổi điều khoản nếu cần.
  • Về tính cam kết: CI là chứng từ rất quan trọng xác nhận giao dịch mua bán, trong khi PI chỉ như sự cam kết ban đầu của người bán gửi tới người mua (như tôi đề cập phía trên)
  • Về hạch toán: CI được dùng để hạch toán kế toán của cả phía người mua và người bán, trong khi PI không có chức năng này.

Ghi chú: Invoice (hóa đơn) và Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) có ý nghĩa giống nhau, và có thể dùng thay thế lẫn nhau. Tuy nhiên, trong quy định về hồ sơ hải quan của Việt Nam, tôi thấy họ dùng cụm từ “hóa đơn thương mại”, vì vậy có lẽ bạn nên dùng thuật ngữ này cho thuận tiện công việc.

Ngoài ra, theo như kinh nghiệm công ty tôi thường thấy, hồ sơ hải quan ở Việt Nam thường yêu cầu hóa đơn thương mại, nên Proforma Invoice không cần phải xuất trình khi làm thủ tục hải quan. Một số trường hợp có thể dùng Proforma Invoice để thay cho Hợp đồng thương mại, để giải thích chi tiết với hải quan, khi cần.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *